Dátuverndarkunning

Tjóðskjalasavnið hevur til uppgávu, at savna og varðveita tilfar frá almennari fyrisitingini, soleiðis at komandi ættarlið kunnu skriva og skilja sína søgu. Hetta ber við sær, at Tjóðskjalasavnið hevur eina stóra nøgd av upplýsingum, undir hesum eisini persónsupplýsingar í varðveitslu.

Tá Tjóðskjalasavnið ger av, til hvørji endamál og hvussu persónsupplýsingar verða viðgjørdar, eru vit dátuábyrgdarar av teimum persónsupplýsingum, sum verða viðgjørdar. Vit hava í hesum sambandi skyldu til at tryggja, at persónsupplýsingarnar verða viðgjørdar samsvarandi reglunum í Dátuverndarlógini.

Okkara viðgerð av persónsupplýsingum

Niðanfyri verður greitt nærri frá ymsum viðgerðarstøðum, har Tjóðskjalasavnið er dátuábyrgdari, og hvussu persónsupplýsingarnar verða viðgjørdar í hesum sambandi.

Avhending, umsiting og varðveitsla av, umframt atgeingi til savnsskjøl

Almennir myndugleikar innan land og kommunu umframt aðrar almennar eindir, hava skyldu til at avhenda okkum sítt fysiska og talgilda tilfar, undir hesum m.a. skráir og upplýsingar úr málsviðgerðum og journalum. Tjóðskjalasavnið hevur somuleiðis skyldu til, at taka ímóti og varðveita avhendaða tilfarið.

Tá upplýsingar verða avhendaðar okkum, verða hesar ogn hjá Tjóðskjalasavninum, og hava vit tá ábyrgdina av upplýsingunum. Okkara varðveitsla av upplýsingum, er í dátuverndarhøpi, at skilja sum viðgerð av persónsupplýsingum.

Eitt av høvuðsendamálunum hjá Tjóðskjalasavninum er at tryggja, at savnsskjølini eru tøk fyri almenningin. Í hesum sambandi kann atgeingi til skjalasøvnini umbiðjast, um ávísar treytir eru loknar, m.a. at tilfarið er eldri enn 30 ár ella í ávísum førum eldri enn 80 ár.

Endamál: Vit móttaka, umsita og varðveita savnsskjølini, umframt lata atgeingi til hesi, fyri at tryggja, rættartrygd hjá borgarum, umframt atgeingi til søgulig, vísindalig ella hagfrøðilig endamál.

Viðgerðarheimild: Øll okkara viðgerð av savnsskjølum byggir á løgtingslóg um skjalasøvn. Viðgerðin verður sostatt heimilað av dátuverndarlógini, sum okkara rættarliga skylda sbrt. § 8, stk. 1, nr. 3 tá umrøður vanligar persónsupplýsingar, ella § 12, stk. 1, nr. 3 tá umrøður viðkvæmar persónsupplýsingar.

Upplýsingar vit viðgera: Tjóðskjalasavnið savnar alskyns persónsupplýsingar frá almennum myndugleikum, sum hava avhendað sínar upplýsingarnar til okkum. Upplýsingarnar kunnu umfata, men eru ikki avmarkaðar til upplýsingar um:

1. Familjurættarlig viðurskifti: Ættleiðing, faðirskapsmál, hjúnalag, sundurlesing og hjúnaskilnaður. Mál um foreldramyndugleika, samverurætt, arvamál og mál um heimarætt.
2. Revsirættarlig mál: Kanningar, ákæra, dómur, útinning av revsing.
3. Sosial viðurskifti: Barnapengar, barnaverndareftirlit, uppihaldspeningsmál. Mál um sosialar klientar og gjøld.
4. Heilsuupplýsingar: Jarðarmøðurprotokollir, sjúklingajournalir, deyðsváttanir, heilsunevndarmál.
5. Starvsfólkamál: Mál um setan, eftirløn og onnur tænastulig viðurskifti hjá alment settum.
6. Grundtilfar við persónsupplýsingum: Kirkjubøkur og fólkateljingar.
7. Leitiamboð hjá stovnum: Journalir og brævalistar/kopibøkur.
8. Upplýsingar um privat og/ella fíggjarlig viðurskifti hjá einstaklingum.
9. Allar aðrar persónsupplýsingar, sum almennir myndugleikar avhenda til Tjóðskjalasavnið.

Í sambandi við umsókn um atgeingi, kunnu vit viðgera vanligar persónsupplýsingar um umsøkjaran, undir hesum navn, samskiftisupplýsingar, bústaður og føðingardagur og ár, umframt starv hjá umsøkjara.

Starvsfólkafyrisiting

Tjóðskjalasavnið umsitur innanhýsis starvsfólkamál, undir hesum móttøka og viðgerð av starvsumsóknum, umframt aðra fyrisiting av egnum starvsfólkaviðurskiftum.

Endamál: Okkara starvsfólkafyrisiting eru neyðugt fyri at tryggja og varðveita stovninum starvsfólk við nøktandi førleikum, so stovnurin kann røkka ásettum endamálum, ið er at skipa og umsita savnindi, umframt at fremja aðrar vanligar fyrisitingarligar uppgávur, sum almennur stovnur.

Viðgerðarheimild: Tá vit móttaka og viðgera starvsumsóknir, er hetta ein natúrlig uppgáva undir almennari myndugleikaútinning sbrt. § 8, stk. 1, nr. 5 í dátuverndarlógini. Onnur vanlig starvsfólkamál, kunnu eisini byggja á hesa viðgerðarheimild.

Í sambandi við aðra starvsfólkaumsiting, undir hesum tímaskráseting, lønarflytingum og umsiting av øðrum starvsfólkamálum, kunnu hesar viðgerðir verða neyðugar fyri at halda eina avtalu (setanarbræv) við starvsfólki sbrt. § 8, stk. 1, nr. 2 í dátuverndarlógini, ella § 12, stk. 1, nr. 2 í dátuverndarlógini viðvíkjandi viðkvæmum persónsupplýsingum, um hetta er neyðugt fyri at halda eina starvsrættarliga skyldu, hjá okkum ella starvsfólkinum.

Upplýsingar vit viðgera: Sum partur av okkara starvsfólkumsiting, kunnu vit viðgera allar persónsupplýsingar, ið verða latnar okkum við møguligari starvsumsókn. Vit viðgera eisini upplýsingar um starvsfólk, undir hesum navn, samskiftisupplýsingar, P-tøl og upplýsingar um banka- og eftirlønarkonto, ella upplýsingar um yrkisfelagsligt tilknýti. Í ávísum førum kunnu vit viðgera heilsuupplýsingar um m.a. sjúkufráveru ella barsilsfarloyvi.

Hvaðani persónsupplýsingarnar stava frá

Tá vit móttaka eina avhending frá øðrum almennum myndugleika, verða upplýsingarnar latnar okkum frá viðkomandi myndugleika, sum avhendar upplýsingarnar. Í ávísum førum kann avhendandi myndugleiki umbiðja tekniska hjálp frá KT-veitara, tá tilfar skal takast úr egnum skipanunum og avhendast okkum. Í sambandi við flutningi av fysiskum tilfari, kann avhendandi myndugleiki eisini umbiðja flutningshjálp frá flutningsfelagið. Tjóðskjalasavnið hevur tó ikki ábyrgd av viðurskiftum viðvíkjandi nýtslu av KT-veitara ella flutningsfelagið, men fær ábyrgdina av upplýsingunum, tá hesar eru endaliga avhendaðar okkum.

Í sambandi við umbønum um atgeingi, nýtslu av lesistovuni, ella við egnum starvsfólkamálum, verða upplýsingar vanliga latnar okkum beinleiðis frá skrásetta. Tó kunnu vit eisini móttaka upplýsingar um annan triðjapersón, um hesar upplýsingar verða latnar okkum.

Varðveitslutíðarskeið

Endamálið við savnsskjølunum og varðveitsla av tilfarinum, undir hesum persónsupplýsingar, sum vit móttaka frá øðrum myndugleikum, er at varðveita hesar til komandi ættarlið. Endamálið er sostatt, at upplýsingarnar í savnsskjølunum ikki skulu strikast ella verða burturbeindar.

Sum almennur myndugleiki hevur Tjóðskjalasavnið skyldu til, at varðveita upplýsingar í egnum málum og fyrisitingarligum avgerðum samsvarandi reglunum um journalføring. Eftir eitt ávíst varðveitslutíðarskeið, verða hesar upplýsingar fluttir úr okkara journal- og KT-skipanum og avhendaðar til savnindi til langtíðar varðveitslu.

Viðvíkjandi upplýsingarskyldu hjá skrásetta

Tá søkt verður um atgeingi til savnsskjøl, er umráðandi at rættar upplýsingar um umsøkjaran, verða latnar okkum. At lata skeivar upplýsingar ella, at fremja skjalafalsan við tí endamálið, at útvega ólógligt atgeingi til skjalasavni, kann fáa revsirættarligar avleiðingar fyri umsøkjaran sambært galdandi lóggávu.

Móttakarar av upplýsingum

Í sambandi við egna fyrisiting, nýta vit útvaldar KT-skipanir í samstarvi við Gjaldstovuna (KT landsins). Í hesum sambandi verður raksturin av skipanunum og hýsing av upplýsingunum útveitt til føroyskar KT-veitarar. Vit tryggja, at nøktandi dátuviðgerðaravtalur verða gjørdar við KT-veitarar, tá hesir viðgera persónsupplýsingar okkara vegna.

Í sambandi við heimlán, kunnu almennir stovnar, sum frammanundan hava avhendað tilfar til Tjóðskjalasavnið, lána tey skjøl og tilfar, sum tey sjálvi hava skapt/avhendað. Upplýsingar verða sostatt ikki latnar øðrum stovnum ella myndugleikum, enn tí, sum skapti/átti upplýsingarnar áðrenn avhendingina.

Eitt av høvuðsendamálunum hjá Tjóðskjalasavninum er at tryggja almenninginum atgeingi til skjøl og tilfar úr skjalasøvnum. Í sambandi við atgeingi til savnsskjøl, eru reglur gjørdar fyri at verja privatlívið hjá einstaklinginum, sostatt verður atgeingi einans latið til vanlig savnsskjøl, ið eru eldri enn 30 ár, og persónsmál, ið eru eldri 80 ár og onnur.

Flutningur av upplýsingum til útlond ella triðjalond

Savnsskjølini verða varðveitt í Føroyum og flytur Tjóðskjalasavnið sum meginregla ikki persónsupplýsingar beinleiðis til annan móttakara í útlondum ella triðjalondum. Tjóðskjalasavnið nýtir útvaldar KT-veitarar, harav viðgerð av persónsupplýsingum í avmarkaðan mun kann fara fram í einum av EBS limalondunum (Evropeiska búskaparliga samgongan).

KT-trygd og Dátuvernd

Tjóðskjalasavnið raðfestir KT-trygd og dátuvernd og arbeiðir innanfyri karmarnar í rundskrivinum um KT-trygd, sum setur høg krøv til KT-trygdina, tá ið ræður um at verja trúnaðin, rættleikan og atgeingi á teimum upplýsingum, undir hesum persónsupplýsingum, sum vit hava ábyrgdina av. Okkara KT-trygd verður eisini árliga gjøgnumgingin av góðkendum uttanhýsis KT-grannskoðara, fyri at sannvísa KT-trygdarstøðuna, umframt fyri at eyðmerkja møguleikar fyri at betra um tøkniligu og bygnaðarligu tiltøkini.

Tjóðskjalasavnið hevur útveitt raksturin av KT-undirstøðukervi og umsitingina av grundleggjandi skrivstovuskipanum til Gjaldstovuna (KT landsins). Samstarvið við Gjaldstovuna er við til at tryggja eina sterka umsjón av okkara KT-undirstøðukervi.

Kjarnan í virksemi okkara er savnindi. Eins og fysisk savnsskjøl, verða talgildu skipanir/savnsskjøl varðveitt í tryggum og avlæstum hølum við avmarkaðari atgongd. Talgildar skipanir/savnsskjøl verða varðveitt á serligum tólbúnaði sum onga atgongd hevur til alnótina ella umheimin.

Tíni rættindi

Sum skrásettur hevur tú ávís rættindi sambært dátuverndarlógini, sum Tjóðskjalasavnið hevur skyldu til at raðfesta. Tað kunnu tó fyriliggja viðurskifti, millum annað lóggáva, sum forðar fyri at møgulig umbøn ella áheitan frá skrásetta verður gingin á møti á ynsktan hátt. Um tú ynskir at nýta tíni rættindi, sum lýst niðanfyri, ella um tú hevur spurningar um okkara viðgerð av tínum persónsupplýsingum, kanst tú seta teg í samband við okkum.

Innlitsrættur

Tú kanst umbiðja innlit í persónsupplýsingar vit viðgera og varðveita um teg, sum partur av okkara egnu fyrisitingarligu málum. Um tú ynskir at fáa innlit í hvørjar persónsupplýsingar Tjóðskjalasavnið hevur um teg, sum aðrir myndugleikar hava avhenda okkum, verður málið avgreitt sum umsókn um atgeingi sambært reglunum í løgtingslóg um skjalasøvn.

Eftir reglunum í dátuverndarlógini, umfatar innlitsrætturin einans persónsupplýsingar um tann persónin, sum umbiður innlit. Tjóðskjalasavnið kann sostatt ikki lata tær upplýsingar, um annan triðjapersón. Tó er møguligt at umbiðja atgeingi eftir løgtingslóg um skjalasøvn, um fyritreytirnar fyri hesum annars eru loknar.

Rætturin til rætting

Um tú metir, at tínar persónsupplýsingar í okkara fyrisitingarligum málum eru skeivar, kanst tú umbiðja eina rætting av hesum upplýsingum. Upplýsingarnar sum verða varðveittar í savnindi, kunnu ikki broytast ella rættast, hóast upplýsingarnar eru skeivar.

Rætturin til striking

Í ávísum innanhýsis fyrisitingarligum málum, hevur tú møguleika at umbiðja eina striking av teimum persónsupplýsingum, sum vit hava savnað og viðgera um teg. Tó hevur Tjóðskjalasavnið, sum almennur myndugleika eina journalskyldu, sum kann avmarkað møguleika at krevja striking av tínum persónsupplýsingum.

Møguligar persónsupplýsingar, sum Tjóðskjalasavnið hevur í varðveitslu í skjalasøvnunum, skulu sambært lóg varðveitast og kunnu ikki strikast, hóast vit móttaka umbøn um hetta.

Afturtøka av samtykki

Tá vit viðgera persónsupplýsingar grundað á samtykki, hevur tú til eina og hvørja tíð rætt til at taka títt samtykki aftur. Fyri at taka títt samtykki aftur kanst tú seta teg í samband við okkum. Afturtøka av einum samtykki ávirkar ikki heimildina fyri viðgerð, ið er farin fram, áðrenn afturtøkan er framd.

Onnur rættindi

Ynskir tú, at Tjóðskjalasavnið avmarkar viðgerðina av tínum persónsupplýsingum ella nýtir tín rætt til dátuflutning ella at mótmæla og steðga eini viðgerð av tínum persónsupplýsingum, kanst tú seta teg í samband við okkum.

Samband

• Tjóðskjalasavnið
• V. U. Hammershaimbsgøta 18
• FO-100 Tórshavn
• Tel: +298 340 540
• [email protected]

Kæra

Ynskir tú at kæra yvir okkara viðgerð av tínum persónsupplýsingum, verður tú vinaliga biðin um at senda okkum ein teldupost á [email protected] og lýsa málið. Vit viðgera kæruna og venda aftur.

Tú hevur eisini rætt til at kæra til Dátueftirlitið í sambandi við tíni rættindi ella okkara viðgerð av tínum persónsupplýsingum. Fyri nærri kunning um, hvussu tú kanst senda Dátueftirlitinum eina kæru, verður víst til heimasíðu Dátueftirlitsins www.dat.fo.

Dagføringar

Vit tilskila okkum rætt til, at dagføra okkara dátuverndarkunning, um hetta verður mett neyðugt vegna broytingar í lóggávu, broytingar í virkseminum hjá Tjóðskjalasavninum, ella um onnur viðurskifti gerast galdandi, sum geva orsøk at dagføra kunningina. Vit mæla tær til at vitja hesa síðu av og á og kunna teg um galdandi dátuverndarkunning.

Hendan dátuverndarkunning er seinast dagførd 07. juni 2024

Dátuverndarkunning pdf